Wegfall der Meldepflicht für inländische Gäste: Was ändert sich beim digitalen Meldeschein?

Zum 1. Januar 2025 wird die Meldepflicht für inländische Gäste in Hotels und anderen Beherbergungsbetrieben in Deutschland abgeschafft. Damit entfällt der physische Meldeschein für deutsche Gäste bei Inlandsreisen. Diese Änderung bringt einige Erleichterungen im Check-in-Prozess mit sich, erfordert aber auch Anpassungen, insbesondere bei der Unterscheidung zwischen deutschen und ausländischen Gästen. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Punkte, die Hoteliers in Deutschland zum digitalen Meldeschein und zum Check-in wissen und beachten sollten. Einige der Punkte sind aber auch auf Österreich oder die Schweiz übertragbar.

Gastdaten müssen und sollten weiterhin erhoben werden

Die Abschaffung der Meldepflicht in Deutschland bezieht sich nur auf inländische Gäste. Die Beherbergungsbetriebe sind also auch im kommenden Jahr verpflichtet, Meldescheine für ausländische Gäste zu erheben. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes lag die Zahl der ausländischen Gäste in Deutschland im Jahr 2023 bei 34,8 Millionen.

Auch für Gästekarten, Kurtaxen und andere touristische Abgaben müssen weiterhin Daten erhoben werden. Rund 42% der inländischen Übernachtungen entfallen nämlich auf Heilbäder und Kurorte. Die Daten sind daher auch für inländische Gäste weiterhin von hoher Relevanz. Wichtig ist an dieser Stelle zu betonen, dass sich die Anpassungen nur auf die besonderen Meldescheine für Beherbergungsbetriebe im Rahmen des Bundesmeldegesetzes und der Beherbergungsmeldedatenverordnung beziehen. Andere Gesetze, die die Erhebung von Gästedaten vorschreiben, bleiben unverändert.

Nicht zuletzt aus operativer Sicht sind Gästedaten nach wie vor unverzichtbar: Vertrags- und Ankunftssicherheit, Gästeauthentifizierung, Nachweis über den tatsächlichen Aufenthalt des Gastes, Rechnungsstellung inkl. abweichender Rechnungsadresse, Marketing – um nur einige Beispiele zu nennen. Gerade die wertvollen Marketingdaten bleiben oft ungenutzt, bergen aber ein enormes Umsatzpotenzial.

Vereinfachung des Online Check-ins

Mit weniger Datenanforderungen für deutsche Gäste wird der Online-Check-in schneller und schlanker, was sich positiv auf das Gästeerlebnis auswirkt. Außerdem ist eine noch höhere Abschlussquote zu erwarten. Dadurch können potenziell mehr Gäste vorab online einchecken, was wiederum die Rezeption entlastet. Hotels mit digitalem Check-in können so nicht nur Wartezeiten verkürzen, sondern auch den gesamten Ankunftsprozess reibungsloser gestalten und Ressourcen sparen. Die gewonnenen Ressourcen und Kapazitäten können in die Optimierung von Service und Gästeerlebnis reinvestiert werden.

Der digitale Meldeschein bleibt

Allein für ausländische Gäste wird der Meldeschein bestehen bleiben. Digitaler Meldeschein und Online Check-in werden noch stärker verschmelzen, gleichzeitig werden die Gäste aber je nach Nationalität, lokalen Vorschriften und Anforderungen des Hotels durch individuell angepasste Prozesse geführt. Der Online Check-in wird also nicht nur schlanker und schneller, sondern hat durch die wegfallenden Pflichten auch das Potenzial, noch individueller zu werden und dem Hotel bedarfsgerecht die wirklich relevanten Daten und Informationen zu liefern.

Umso mehr aber hat der klassische Papiermeldeschein ausgedient und die Vorteile des digitalen Meldescheins überwiegen immer deutlicher.