Bereits im Januar und August 2021 wurde darüber informiert, welche Unterlagen die Betriebe dafür an die BA übersenden müssten. Die BA setzt alles daran, so aufwandsarm wie möglich vorzugehen, vor allem mit der Möglichkeit der digitalen Übersendung.
Um die Abschlussprüfungen für beide Seiten so effizient wie möglich zu gestalten, sind folgende Punkte ganz wesentlich:
- Jedem Betrieb wird in einem Schreiben individuell mitgeteilt, zu welchem Termin welche Unterlagen, für welche Zeiträume und für welche Mitarbeiter übersandt werden müssen. Die infrage kommenden Unterlagen finden Sie am Ende des Textes noch einmal exemplarisch aufgeführt.
- Die Unterlagen für die Abschlussprüfung können einfach, komfortabel und vor allem datengeschützt, ohne vorherige Registrierung unter https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/kurzarbeitergeld-dokumente-hochladen hochgeladen werden. Dies erspart Zeit, Kopieraufwand und Portokosten.
- Die angeforderten Unterlagen sollen von den Betrieben bitte vollständig und termingerecht übersandt werden. Wenn dies nicht (rechtzeitig) möglich sein sollte, ist eine Mitteilung erforderlich. Ansonsten ergibt sich daraus folgende Konsequenz: Das Kurzarbeitergeld und die erstatteten Sozialversicherungsbeiträge müssten in voller Höhe von den Betrieben zurückgezahlt werden, wenn die notwendigen Nachweise für die erfolgten Leistungszahlungen nicht übersandt und somit das Erfüllen der Voraussetzungen für das Kurzarbeitergeld nicht belegt werden.
Für die Beantwortung häufig auftretender Fragen rund um das Thema Abschlussprüfungen steht Ihnen und den Unternehmen unsere FAQ unter https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/abschlusspruefung-kurzarbeit zur Verfügung. Die Unternehmen haben natürlich außerdem die Möglichkeit ihren Operativen Service über die bekannten Kontaktdaten zu erreichen.
Rückfragen können Sie gern an folgende E-Mail-Adresse senden: Berlin-Brandenburg.Geldleistungen[at]arbeitsagentur.de
Welche Unterlagen werden im Rahmen der Abschlussprüfung geprüft?
Folgende Unterlagen werden für die Abschlussprüfung unter anderem benötigt:
- Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto: Diese können formlos in schriftlicher oder in digitaler Form im Betrieb geführt werden.
- Gehalts- oder Lohnabrechnung
- Die Einzelvereinbarung mit Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern oder die Betriebsvereinbarung mit Ihrem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit.
- Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge
- Urlaubsplan oder Urlaubsliste
Daneben können je nach Fallgestaltung folgende Unterlagen zusätzlich benötigt werden:
- Lohnjournale
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
- Berechnungsprotokoll von Soll- und Ist-Entgelt für das Kurzarbeitergeld
- Nachweis des Kinderfreibetrags bei Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen mit der Steuerklasse V und VI (zum Beispiel durch Kindergeldbescheid oder Lohnsteuermerkmale des Ehepartners)
- Auftragsbücher und betriebswirtschaftliche Auswertungen
- Auszahlungsnachweise: Dies ist der Nachweis, dass das Kurzarbeitergeld von Ihnen an die Arbeitnehmer ausgezahlt worden ist (zum Beispiel durch Kontoauszug, Quittung).
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