Voraussetzung für eine Gutschrift bzw. Rückerstattung ist allerdings, dass der Musiknutzer seine individuellen Betriebsschließungszeiten der GEMA über das GEMA-Onlineportal ( www.gema.de/portal ) ab Mitte September mitteilt. Hierzu muss er sich unter seinem Profil einloggen (falls noch nicht vorhanden, muss ein Profil angelegt werden). Dort findet er dann auf seinem Dashboard (Armaturenbrett) die Kachel „Schließung von Betrieben“, unter der er seine Kundennummer sowie einen speziellen Code eingeben muss, um danach seine individuellen Schließzeiten (frühestens ab dem 16. März 2020) und eine Bankverbindung für ggf. nötige Rückzahlungen eintragen zu können.

Der spezielle Code wird den Musiknutzern von der GEMA Mitte September per Post zugesandt. Sollte ein Kunde das GEMA-Schreiben mit dem Code nicht erhalten haben, kann er den Code im Portal anfordern und damit den postalischen Versand desselben auslösen.

Nach Anklicken von „Schließung mitteilen“ kann der Schließungszeitraum für den ausgewählten Nutzungsort eingegeben werden. Hierbei wird zwischen „vollständiger Schließung“ und „teilweiser Schließung“ unterschieden. Eine „teilweise Schließung“ liegt vor, wenn nur ein Teil des Betriebes aufgrund von behördlichen Anordnungen geöffnet werden durfte. Hier muss der Kunde zusätzlich zu den Schließzeiten angeben, wie groß die Gesamtfläche seines Betriebes ist und wie groß die geöffnete Fläche war. Bei einer teilweisen Schließung werden unabhängig von den benötigten Tarifmerkmalen immer die Quadratmeter abgefragt. Der Kunde hat die Möglichkeit über das „Bemerkungsfeld“ weiteren Informationen anzugeben.

Die Gutschriftenaktion ist so einfach und effizient wie möglich aufgebaut. Die GEMA verzichtet bewusst auf komplizierte Nachweispflichten. Falls ein Betrieb noch aufgrund behördlicher Anordnung geschlossen hat (derzeit z.B. Club/Discotheken), kann der aktuelle Zeitraum angegeben und der Folgezeitraum später nachgereicht werden.

Einige Musiknutzer haben sich in den letzten Tagen darüber beschwert, dass sie eine Rechnung von der GEMA erhalten haben. Das ist leider unvermeidlich und technisch erforderlich, da diese Rechnungen i.d.R. auch für einen Zeitraum gelten, in dem der Betrieb bereits wieder geöffnet hat. In diesen Fällen sollten die Musiknutzer, um Mahnungen zu vermeiden, die GEMA-Rechnungen bezahlen und dann ab Mitte September umgehend ihre Schließungszeiten angeben, um dann entsprechende Gutschriften oder Rücküberweisungen zu erhalten.