Wohl aufgrund vielfach – auch seitens des DEHOGA – geäußerter arbeitsrechtlicher Bedenken gegen eine allzu weitgehende Verpflichtung zur Urlaubsplanung in der Kurzarbeit hat die  BA jetzt den Arbeitgeberverbänden eine mit dem Bundesarbeitsministerium abgestimmte Präzisierung ihrer Fachlichen Weisung übermittelt. Diese lautet wie folgt:

• Es besteht keine Verpflichtung der Betriebe, der Agentur für Arbeit im Rahmen der vorläufigen Bewilligung zu Beginn eines neuen Urlaubsjahres eine Urlaubsplanung bzw. Urlaubsliste bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vorzulegen. Die Urlaubsplanung im Betrieb erfolgt nach betriebsüblicher Praxis zur Urlaubsplanung. Ein Betrieb, der von seinen Beschäftigten beispielsweise immer erst zum März eine Urlaubsplanung einfordert, muss der Agentur für Arbeit diese auf Verlangen auch erst im März vorlegen. Eine formlose Urlaubsplanung oder Urlaubsliste sowie eine Vereinbarung über Betriebsferien ist dabei ausreichend. Ein Urlaubsantrag seitens der Arbeitnehmer ist nicht erforderlich. 

• Übertragener Urlaub aus 2020 muss zur Vermeidung von Kurzarbeit eingebracht werden, bevor dieser verfällt. In diesen Fällen ist der Arbeitgeber aufzufordern, den Zeitpunkt für den Antritt noch vorhandenen Urlaubs zur Verminderung des Arbeitsausfalls festzulegen. Unterlässt der Arbeitgeber dies, liegt insoweit kein unvermeidbarer Arbeitsausfall vor. Siehe hierzu die Ausführungen unter Rz. 96.43 der Fachlichen Weisungen zum Kug. 

• Wenn der laufende Urlaub aus 2021 z. B. durch Eintragung in die Urlaubsliste, durch einen Urlaubsplan oder Betriebsferien (§ 87 I Nr. 5 BetrVG) bereits auf einen Zeitraum festgelegt ist, müssen diese Urlaubstage nicht vor diesem Zeitpunkt zur Vermeidung von Kurzarbeit eingebracht werden, sondern zu dem vorgesehenen Zeitpunkt. Wird hiervon nur wegen der Kurzarbeit abgewichen, liegt kein unvermeidbarer Arbeitsausfall vor. 

• Gibt es keine Urlaubsplanung, ist der Arbeitgeber gegen Ende des Urlaubjahres 2021 zur Vermeidung des Arbeitsausfalls aufzufordern, den Zeitpunkt für den Antritt noch vorhandenen Urlaubs, der nicht in das Urlaubsjahr 2022 übertragen werden kann, festzulegen. Unterlässt der Arbeitgeber dies, liegt insoweit kein unvermeidbarer Arbeitsausfall vor.

Im Ergebnis bedeutet dies, dass zwar nach vorgenommener Urlaubsplanung noch unverplanter Erholungsurlaub aus dem laufenden Urlaubsjahr grundsätzlich zur Vermeidung der Kurzarbeit eingebracht werden muss. Bei der Urlaubsplanung dürfen Unternehmen sich aber auf die betriebliche Praxis berufen. Anders als bisher teilweise vertreten, werden Arbeitgeber in Betrieben, in denen üblicherweise gar keine Urlaubsplanung vorgenommen wird, von den Arbeitsagenturen erst gegen Ende des Urlaubsjahres 2021 aufgefordert, die Einbringung zu veranlassen, bevor der Urlaub verfällt.

Das eröffnet für gastgewerbliche Betriebe insbesondere in der aktuellen Lockdown-Phase aber auch in der Zeit danach auch betriebswirtschaftliche Spielräume, um Urlaub dann einzuplanen, wenn er das Kug nicht mindert.